Электронный кадровый документооборот: что это и как работает

Обмен документацией может быть электронным – без использования бумажного носителя. Рассмотрим особенности электронного кадрового документооборота Контур КЭДО и других систем, этапы подключения.

Что такое КЭДО

Система, позволяющая работодателям и сотрудникам обмениваться документами в электронном формате. Вместо бумажных версий используются цифровые файлы, подписанные электронной подписью. ЭП в юридическом плане равнозначна ручной подписи.

КЭДО имеет несколько ключевых функций, с его помощью можно:

• формировать кадровую документацию;
• подписывать документы ЭП;
• хранить файлы в защищенном архиве;
• обеспечивать оперативный доступ к файлам.

Электронный кадровый документооборот: законодательство

В России сфера ЭДО регламентируется ТК РФ, а именно статьями 22.1, 22.2 и 22.3. Они описывают основные правила, требования и условия интеграции цифрового документооборота на предприятиях, а также исключения – не всю документацию можно перевести в цифру.

По закону переход на ЭДО не является обязательным, но из-за удобства компании сами принимают решение перейти на электронный формат. Многие государственные структуры уже сейчас работают с ЭДО, например, налоговая, упрощая сдачу отчетных документов и взаимодействие с органом.

Интеграция кадрового электронного документооборота началась с пилотного запуска, который происходил в 2017 году. Инициатором стало Министерство труда. Изначально в эксперименте участвовало 20 крупных корпораций, которые одновременно вели бумажный и электронный документооборот.

С 2018 по 2021 год были проведены еще 3 этапа эксперимента. В них участвовали больше 380 фирм разного масштаба. В 2020 году был запущен масштабный эксперимент, позволивший организациям отказаться от бумажных документов в пользу электронных. Успешные результаты привели к корректировкам ТК, благодаря чему российские компании смогли официально перейти на КЭДО.

Как работает кадровый электронный документооборот в организации

Предполагается 4 этапа, каждый имеет важное значение:

1. Создание документа. В системе можно быстро создавать кадровые документы (трудовые договоры, заявления), используя шаблоны.
2. Подписание. Используются ЭП сотрудника и нанимателя.
3. Хранение. Подписанные файлы хранятся в защищенном архиве. Хранилище безопасно и обеспечивает доступность в любое время.
4. Простой доступ. Сотрудники могут зайти в ЛК и найти нужные сведения. Не придется отдельно запрашивать файл.

Какие документы переводят в кадровый ЭДО

В перечне большинство кадровых документов, включая:

• трудовые срочные и бессрочные договоры, дополнительные соглашения;
• трудовые книжки работников, если было получено согласие на ведение ТК в цифровом виде;
• приказы о приеме на работу, переводе на новую должность, оплачиваемом и неоплачиваемом отпуске;
• заявления;
• графики отпусков;
• табели учета рабочего времени.

Какие документы нельзя перевести в кадровый электронный документооборот

Некоторые документы до сих пор требуют бумажной формы, перевести их в цифровой формат невозможно:

• акты о несчастных случаях, которые произошли во время рабочего дня;
• документы, касающиеся инструктажа по охране труда;
• приказы об увольнении.

Эти документы оформляются в бумажном формате и хранятся нужное количество времени. Например, книги учета инструктажа по охране труда хранятся в течение 45 лет.

Переход на КЭДО: что для этого нужно

Требуется тщательная подготовка и поэтапное внедрение. Срок проведения каждого этапа индивидуален и зависит от компании.

Разработка внутренних нормативных документов

Первое – создание локальных нормативных актов (ЛНА), регламентирующих использование КЭДО в организации. Они включают:

• Приказ о внедрении КЭДО, подтверждающий решение руководства фирмы об использовании электронного документооборота.
• Положение о КЭДО – подробное описание процессов, процедур и правил работы с электронными кадровыми документами;
• Инструкции для сотрудников – пошаговые мануалы по использованию системы, включая порядок подписания документов, правила доступа и другие аспекты.

Эти документы обеспечивают юридическую основу для использования ЭДО и помогают сотрудникам адаптироваться к новым процессам.

Получение согласия сотрудников

Согласно Трудовому кодексу РФ, переход на электронный документооборот возможен только с письменного согласия сотрудников. Для этого необходимо:

1. Уведомить сотрудников о планируемом переходе, объяснив преимущества и особенности новой системы. Для этого можно организовать воркшоп или лекцию, пригласив эксперта.
2. Получить письменное согласие каждого сотрудника на использование электронных документов в рамках трудовых отношений. Важно иметь бумажный документ, а не просто устное согласие.

Нужно обеспечить максимальную прозрачность процесса и предоставить возможность сотрудникам задать вопросы. Пока в России есть недоверие к электронным форматам.

Выбор системы КЭДО

Выбор подходящей платформы зависит от сферы деятельности фирмы и ее потребностей. При выборе системы следует учитывать:

• Соответствие законодательству. Система должна отвечать требованиям российского законодательства и обеспечивать юридическую значимость электронных документов и их признание контролирующими органами.
• Безопасность. Система должна гарантировать достаточный уровень безопасности, использовать шифрование данных при передаче и хранении информации, двухфакторную аутентификацию и иметь необходимые сертификаты.
• Интеграция с используемым ПО. Для эффективной работы система должна быть синхронизирована с программным обеспечением компании, например, 1С, CRM-системами и так далее для исключения дублирования данных.
• Удобство использования. Интерфейс должен быть интуитивно понятным и удобным для всех категорий пользователей: сотрудников, руководителей и кадровых специалистов. Наличие мобильного приложения будет дополнительным преимуществом, особенно для организаций с удаленными сотрудниками.
• Гибкость настройки и масштабируемость. Система должна предоставлять возможности для настройки маршрутов согласования, управления правами доступа. Возможность расширения функционала и количества пользователей по мере роста компании будет преимуществом.
• Стоимость решения. Выбирайте поставщика с учетом предлагаемых тарифов и возможностей вашего бизнеса. Часто системы предоставляют варианты как для крупного бизнеса, так и для микрокомпаний с разным набором опций и ценой.

Еще стоит опираться на отзывы клиентов и репутацию поставщика в сети. Доверяйте проверенным сервисам, поскольку от этого зависит функционирование вашего бизнеса.

Обеспечение электронной подписи

Для юридической значимости электронной документации необходимо использовать электронную подпись. Трудовой кодекс гласит, что выпуск платных УКЭП для работника оплачивает работодатель. Необходимо заключить договор с сертифицирующим центром. Если у сотрудника есть собственная КЭП, можно использовать ее.

Обычно в системе ЭДО каждому сотруднику направляется сертификат, который необходимо подписать. С этого момента появляется ЭП, которой можно подписывать документы. При возникновении вопросов обычно проводится обучение.

Как подготовить команду

Подготовка команды – ключевой этап, обеспечивающий успешную цифровизацию HR-процессов. Важно на каждом этапе предоставить подробную информацию и снять возможные возражения.

Прежде всего, донесите до персонала цели и преимущества перехода на КЭДО: быстрый обмен документами, снижение затрат на отправку документации курьером и хранение. Используйте различные каналы коммуникации: информационные сессии, рассылки, внутренние порталы. Это поможет снизить уровень тревожности и повысить лояльность к изменениям.

На втором этапе осуществляется обучение персонала. Оно должно быть адаптировано под различные категории сотрудников:

• Кадровые специалисты. Для них стоит предусмотреть подробное обучение работе с системой, включая создание, подписание и хранение документов.
• Руководители. Для этой категории стоит сделать акцент на согласовании и утверждении документации в цифровом виде.
• Рядовые сотрудники. Им будет достаточно базовых навыков работы с личным кабинетом, подписание и просмотр документов.

Обучение может проводиться в формате вебинаров, интерактивных инструкций или очных тренингов. Важно обеспечить доступ к обучающим материалам и поддержку на всех этапах освоения системы.

Внедрение кадрового электронного документооборота

Процесс состоит из 6 последовательных этапов.

• Анализ процессов и постановка задач. Изначально следует запустить аудит существующих кадровых процессов:

• оценить текущий документооборот, определить виды используемых документов и способы их обработки;
• определить цели, например, снижение затрат на бумажный документооборот, ускорение процессов согласования, повышение прозрачности и контроля;
• выявить проблемные зоны и неэффективные процессы, которые можно оптимизировать.

• Формирование проектной команды. На этом этапе создается рабочая группа, ответственная за внедрение КЭДО. Обычно в нее входят: руководитель проекта, представители ключевых подразделений: HR, IT, бухгалтерия и так далее. Определяются роли и обязанности каждого участника.
• Разработка нормативной базы. Необходимо подготовить полный пакет документов в соответствии с действующим законодательством. Возможно привлечение стороннего эксперта, который возьмет эту часть на себя.
• Настройка системы. Обычно настройка выполняется профильными специалистами или сотрудниками компании, если они обладают достаточной квалификацией.
• Пилотное внедрение. Перед полномасштабным запуском рекомендуется провести запуск в тестовом режиме, чтобы минимизировать последствия возможных ошибок и сбоев:

• определите отдел или группу сотрудников для тестирования системы;
• оцените результаты после окончания теста;
• внесите необходимые изменения перед масштабным запуском.

• Запуск и мониторинг. После успешного тестирования можно выполнять запуск на всех сотрудников:

1. Подключите все подразделения компании к системе.
2. Отслеживайте работу системы, оперативно решайте возникающие технические проблемы.
3. Анализируйте показатели: скорость обработки документации, уровень удовлетворенности коллектива.

Системы КЭДО

В России существует несколько систем для ведения документооборота в цифре.

Контур.КЭДО – облачная платформа для электронного документооборота. Есть разные тарифы, стоимость зависит от версии и числа сотрудников. Предусмотрены мобильная и веб версии для комфортной работы.

Электронный кадровый документооборот 1С отличается интеграцией с дополнительными продуктами 1С. Подойдет для предприятий, которые активно пользуются программами 1С.

Система кадрового электронного документооборота Saby (ранее – Сбис КЭДО) ориентирована на малые и крупные коллективы. Есть триал-версия, которая позволяет ознакомиться с ПО бесплатно.

Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Рассмотрим основные достоинства для сотрудников и работодателя:

• Ускорение обработки документов. Электронный формат позволяет сократить время на создание, согласование и подписание документов. Сотрудники могут обмениваться документами за секунду из любой точки.
• Снижение затрат. Переход на кадровый электронный документооборот уменьшает расходы на бумагу, печать, доставку и хранение документов.
• Удаленный доступ и гибкость. Система обеспечивает доступ к документам из любой точки мира, упрощая работу сотрудников в командировках или на удаленной работе.
• Повышение точности и минимизация ошибок. Использование шаблонов и автоматизированных процессов уменьшает вероятность ошибок при заполнении документов.
• Улучшение безопасности данных. Электронные системы обеспечивают надежное хранение и защиту кадровых документов. Доступ к информации ограничен и контролируется, снижая риск утечки конфиденциальных данных.

Перечислим существующие недостатки:

• Необходимость обучения персонала. Внедрение КЭДО требует обучения сотрудников новым процессам и работе с системой. Это может потребовать дополнительных ресурсов и времени на адаптацию персонала.
• Зависимость от ИТ-инфраструктуры. Эффективность работы зависит от стабильного интернет-соединения и надежности используемого программного обеспечения. Технические сбои могут временно нарушить доступ к системе и остановить процессы.
• Первоначальные затраты. Внедрение может потребовать значительных инвестиций в программное обеспечение и обучение персонала.
• Ограничения по видам документов. Не все кадровые документы могут быть переведены в электронный формат. Некоторые из них, согласно законодательству, требуют бумажного оформления.