По общему правилу приказ о предоставлении отпуска необязателен, но в силу сложившейся практики его оформляют практически все работодатели. Обычно для этого используется унифицированная форма № Т-6. В статье рассматриваем особенности формы и разбираем порядок ее заполнения.
Кто составляет и подписывает приказ о предоставлении отпуска работнику
Составлением приказов, как правило, занимается специальный сотрудник кадровой службы. При этом подписывать документ должен руководитель компании или иное уполномоченное им лицо.
Если организация маленькая и специальных отделов (работников) нет, все необходимые действия руководитель может выполнить самостоятельно.
Какие документы прилагаются к приказу о предоставлении отпуска
Приказ о предоставлении ежегодного отпуска составляется на основании ранее утвержденного графика. Также оформляется записка-расчет, в которой указываются все положенные работнику выплаты.
По общему правилу заявление для очередного оплачиваемого отпуска не требуется, поэтому писать его сотруднику не нужно. Однако оно понадобится, если работник желает отдохнуть в дни, отличные от указанных в графике, а также в случае, когда в графике нет работника, поскольку на момент его составления он еще не был трудоустроен.
Если же оформляется отпуск по беременности и родам, по уходу за ребенком, в связи с усыновлением ребенка, учебный отпуск либо отпуск с последующим увольнением, наличие заявления является обязательным условием.
Дополнительно, в зависимости от обстоятельств конкретного случая, к приказу могут прилагаться и другие документы, например, свидетельство о рождении ребенка, листок нетрудоспособности, справка-вызов с места учебы и т.д.
Приказ на отпуск: за сколько дней до отпуска должен составляться
Действующим законодательством срок составления приказа не регламентирован. Главное – успеть не позднее чем за 3 дня до начала отпуска выплатить работнику отпускные. Поскольку бухгалтерия осуществляет расчеты на основании приказа, оформлять документ следует с учетом времени, необходимого для его подписания, передачи уполномоченным лицам и т.д.
Если из-за несвоевременно составленного приказа работник не получит в установленный срок отпускные, работодателю придется выплачивать их вместе с процентами. Также есть риск привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Где взять бланк приказа на отпуск
Каждый работодатель вправе самостоятельно разработать и утвердить собственную форму приказа о предоставлении отпуска. Однако на практике для этих целей обычно используют унифицированные формы № Т-6 и № Т-6а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Скачать бланк, в том числе и заполненный образец, вы можете по ссылке.
Как составить приказ на отпуск: унифицированная форма Т-6
Для составления приказа на основании унифицированной формы достаточно просто следовать ее содержанию. В любом случае нужно указать ФИО и должность работника, за какой рабочий год предоставляется отпуск, его вид, даты и продолжительность.
Некоторые особенности заполнения формы зависят от основания предоставления отпуска. Далее более подробно рассмотрим основные возможные варианты.
Приказ на отпуск без сохранения заработной платы
По закону инициатива о предоставлении такого отпуска обязательно должна исходить от работника. В связи с этим приказ можно составлять только на основании полученного заявления.
При оформлении приказа в разделе «Б» нужно указать вид отпуска, а также отразить количество календарных дней и даты, на которые он приходится. Если сотрудник берет дни отдыха вместе с очередным оплачиваемым отпуском, дополнительно заполняется раздел «А». Независимо от этого, в разделе «В» необходимо указать общее количество суток и даты.
Приказ на отпуск по беременности и родам
Отпуск предоставляется на основании заявления сотрудницы при условии получения листка нетрудоспособности в женской консультации.
При составлении приказа заполняются блоки «Б» и «В». Также в документе должны присутствовать реквизиты больничного. В свою очередь раздел «А» остается пустым.
Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком
Издать приказ нужно в течение 3 рабочих дней с момента получения соответствующего заявления от работника.
При составлении в разделах «Б» и «В» указывается количество дней отдыха и общая продолжительность отпуска Поскольку в данном случае стаж не имеет значения, в графе «за период работы» ставится прочерк.
Унифицированная форма № Т-6 не содержит разделов для внесения даты рождения ребенка и указания сведений об основании предоставления отдыха. Включать эту информацию не обязательно, но желательно. Если решите так поступить, можете добавить к форме собственные разделы.
Учтите, что приказ нужно издавать при каждом оформлении отпуска, например, когда он прерывается из-за очередного оплачиваемого отпуска.
Приказ на отпуск с последующим увольнением
При использовании унифицированной формы № Т-6 придется составлять два приказа – один об отпуске (Т-6), а второй об увольнении (Т-8). Самое главное – правильно указать дату увольнения, то есть последний день работы сотрудника.
В остальном порядок заполнения стандартный. В частности, указываются ФИО работника, основания увольнения, даты начала и окончания отпуска, количество дней отдыха.
Сколько хранятся приказы на отпуск
Срок хранения приказа зависит от основания предоставления отпуска. В случае с ежегодным оплачиваемым отпуском это 5 лет по общему правилу и 50 лет, если работа сопряжена с вредными (опасными) условиями труда или приказ включен в состав личного дела работника. Приказы об отпусках по уходу за ребенком и без сохранения заработной платы всегда хранятся 50 лет.
Срок нужно исчислять с 1 января года, следующего за тем, в котором документ был закончен делопроизводством.
Отзыв о сайте