Онлайн-касса для бизнеса: кому нужна и где купить

Вне зависимости от того, как покупатель расплачивается за товар или услугу, все денежные средства должны проходить через онлайн-кассу. Это требование применимо для юридических лиц и ИП, кроме некоторых исключений. Расскажем подробнее об этом и других нюансах.

Что такое онлайн-касса и зачем ее использовать

Это обычный кассовый аппарат, у которого есть фискальный накопитель. Именно этот накопитель отвечает за хранение данных и отправку чеков в ФНС в онлайн-режиме. Процесс полностью автоматизирован и не требует вмешательства собственника бизнеса. Главное – правильно настроить онлайн-кассу с ФН для ИП и ООО.

ФНС раз в месяц получает сведения о доходе организации. Стоит отметить, что владелец бизнеса не может изменить информацию (завысить или занизить прибыль), чтобы сэкономить на налогах.

Онлайн-касса в торговле – обязательное требование, вне зависимости от того, кто покупает продукцию. Если покупатель – физическое лицо, онлайн-касса нужна при любых расчетах. При получении денег от ИП и ООО можно обойтись без оборудования, если оплата осуществляется по расчетному счету. А вот при оплате наличными или банковской картой – онлайн-касса строго необходима.

Чек выдается либо на бумажном носителе, если товар или услуга оплачивается лично, либо в электронном формате (преимущественно для интернет-заказов). Цифровые чеки поступают на электронную почту покупателя, указанную при оформлении заказа или на странице оплаты.

Какому бизнесу онлайн-кассы обязательны

Установка онлайн-кассы обязательна для всех предпринимателей, которые продают продукцию частным клиентам, индивидуальным предпринимателям или компаниям очно или через интернет.

Также необходима онлайн-касса для ИП и ООО, если фирма принимает деньги от физического лица, у которого нет статуса индивидуального предпринимателя. Оплата может осуществляться очно, переводом через СБП или картой на сайте.

Но есть и те, кому подключение онлайн-кассы не требуется:

• самозанятые, которые платят налог на профессиональный доход;
• ИП, которые сдают в аренду недвижимость или машиноместо;
• предприниматели, работающие в труднодоступных регионах;
• ООО и ИП, специализирущиеся на ремонте обуви, изготовлении ключей, продаже напитков, мороженного и так далее через киоски.

Какой штраф за отсутствие онлайн-кассы

Отсутствие ККТ онлайн-кассы по 54-ФЗ влечет за собой штрафы. Для должностных лиц – от 10 000 рублей, для юр. лиц – не менее 30 000 рублей.

Если нарушение повторилось и расчеты с клиентами превысили 1 млн рублей, это грозит приостановкой деятельности. Для должностных лиц на срок 1-2 года, для ИП и ООО – до 90 суток.

Виды онлайн-касс

Выделяют несколько основных видов кассовых аппаратов онлайн. Какой вариант выбрать, зависит от особенностей вашего бизнеса.

Фискальный регистратор онлайн

Представляет собой небольшую пластиковую коробочку без дисплея, внутри которого находится фискальный накопитель. Стоит отметить, что регистратор не работает отдельно, его нужно подключить к любому устройству: компьютеру, телефону, планшету с установленным ПО. Устройство напечатает чек для покупателя и отправит копию в налоговую.

Автономная касса

Самое простое устройство, которое по внешнему виду напоминает калькулятор. У терминала есть небольшой дисплей и кнопки для ввода пин-кода. Онлайн-касса банка может работать от аккумулятора или от сети.

Также есть более современные, новые онлайн-кассы, которые представляют собой планшет с сенсорным экраном без кнопок. Фискальный накопитель и кассовое ПО зашиты в корпус устройства. Личный кабинет располагается в облаке, вход по логину и паролю. Умная касса может работать через беспроводную сеть Wi-Fi сим-карту или проводной интернет.

Облачная касса

Иногда допускается использование облачных касс. При этом одна касса может принимать оплату сразу с нескольких мест расчетов. Сама касса находится в облачном сервисе, на который можно зайти с любого устройства, также ее интегрируют с сайтом. Плюс в том, что такую кассу не нужно где-то хранить и обслуживать.

Использовать облачную кассу можно при приеме платежей через сайт или платежную форму, а также в случае курьерской доставки товаров. Также этот вариант подойдет для водителей такси и автобусов, вендинговых аппаратов.

POS-система

Это комплект онлайн-кассы для ИП и ООО с фискальным накопителем, который используется преимущественно в крупных торговых сетях для контроля продаж. Комплект включает монитор, клавиатуру или моноблок, а также онлайн-кассу и торговое ПО. Ключевым преимуществом является возможность работы 24 часа в сутки.

Сколько стоит онлайн-касса

Стоимость начинается от 4 000 рублей. За эти деньги вы получите обычный терминал с фискальным накопителем. Также можно арендовать онлайн-кассу в Тинькофф или Сбербанке при условии подключения эквайринга. Неплохое решение для начинающего бизнеса.

Где купить онлайн-кассу

Приобрести онлайн-кассу для юридических лиц и ИП можно в специализированных магазинах или банках. Также есть возможность заказать оборудование на популярных маркетплейсах с быстрой доставкой на дом.

Подключение онлайн-кассы

Главная задача кассы – передача данных в онлайн-режиме в налоговую службу. Для этого кассу необходимо подключить к интернету удобным способом. При подключении через беспроводную сеть не забудьте активировать режим передачи данных. Еще вам понадобится роутер и пароль от сети.

Если помещение, где установлена касса, находится в подвале, лучше использовать проводной интернет для обеспечения стабильного соединения.

Как установить и зарегистрировать онлайн-кассу

Рассказываем пошагово об установке и как зарегистрировать онлайн кассу в налоговой службе и на сайте Оператора фискальных данных. Всего процесс включает 7 шагов:

1. Заключение договора с ОФД. Это посредник между ФНС и представителем бизнеса, который хранит и отправляет данные. В России зарегистрировано несколько ОФД, полный список можно найти на сайте ФНС. Выберите любого и оплатите услугу. Ориентировочная стоимость – 3 000 в год.
2. Оформление ЭЦП. Если у вас уже есть электронная подпись, этот шаг можно пропустить. Если ЭЦП нет, подайте заявление в налоговую службу, купите Рутокен для хранения подписи и посетите ФНС в назначенное время. Выпуск УКЭП осуществляется бесплатно, занимает 10 минут.
3. Регистрация онлайн-кассы. Подать заявление можно на сайте ФНС, в личном кабинете ИП или юридического лица. При заполнении следуйте простой инструкции на сайте.
4. Указание регистрационного номера. В течение 24 часов следует ввести в ККТ собственный ИНН и рег. номер, присвоенный ФНС. Важно не ошибиться, поскольку опечатка или ошибка приведет к тому, что фискальный накопитель станет непригодным для дальнейшего использования.
5. Предоставление данных отчета. Для этого нужно зайти в личный кабинет на сайте ФНС и указать в «Отчете о регистрации ККТ» номер и время печати чека. В блоке «Фискальный признак» вводится 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД». Далее отчет подписывается и отправляется в налоговую.
6. Получение карточки регистрации. На заключительном этапе Налоговая отправит вам подписанную карточку, если все хорошо.
7. Указание данных на сайте ОФД. Последний шаг – добавить онлайн-кассу для ИП на сайте ОФД. Установите необходимые настройки и зарегистрируйте кассу, нажав на кнопку.

Все готово! Теперь вы можете принимать платежи от клиентов. При необходимости можно установить мобильную онлайн-кассу на смартфоне (телефоне) для ИП и юр. лиц.

Как проводить обслуживание онлайн-касс

Сервисное обслуживание оборудования позволяет оперативно устранять поломки на ранних этапах или предотвращать их. На данный момент обслуживание является добровольным решением, хотя раньше предприниматели были обязаны заключать договор на обслуживание онлайн-кассы.

Как правило, ТО одного устройства занимает до 15 минут. За это время специалист оценивает внешнее состояние кассы, очищает ККТ от пыли, осматривает и заменяет детали, проверяет скорость работы и обновляет ПО при необходимости.

Обслуживать кассу можно один раз в полгода-год или по мере потребности. Стоимость – несколько тысяч рублей.

Можно ли продолжать торговлю, если не работает интернет для онлайн-кассы

Если интернет пропал на несколько часов, ничего страшного – вы можете продолжать принимать платежи. Касса сохранит данные и передаст их, когда сеть появится. При этом важно, чтобы интернет появился до конца смены. Если не передать информацию до закрытия смены, можно получить штраф.

В случае серьезной проблемы со связью, когда интернета нет более суток, рекомендуем подключить кассу к интернету в другом месте. Если не передавать данные в ФНС более 30 дней подряд, фискальный накопитель заблокирует кассу, а вы получите штраф.