Чем эквайринг отличается от кассы и как их интегрировать

Часто предприниматели ошибочно считают эквайринг и онлайн-кассу синонимичными понятиями. На самом деле это не так: подключение безналичной оплаты не освобождает от обязанности фиксировать операции с помощью ККТ. Чтобы упростить бизнес-процессы, можно объединить технологии и не дублировать транзакции. Рассмотрим, как подключить эквайринг к кассе.

Что такое касса для эквайринга и зачем она нужна

Для работы эквайринга предпринимателю нужен POS-терминал. Устройство позволяет принимать платежи с банковских карт и гарантирует мгновенную обработку операций. Вместо традиционного терминала можно использовать альтернативные решения: получать оплату через QR-коды по Системе Быстрых Платежей или установить программу для расчетов через смартфон.

В отличие от эквайринга, онлайн-касса предназначена для других задач. Устройство оснащено фискальным накопителем, который фиксирует информацию о каждой продаже и передает сведения в налоговую инспекцию. По закону все предприниматели за редким исключением обязаны использовать ККТ. За отсутствие аппарата предусмотрен штраф от 10 тысяч для ИП и от 30 тысяч рублей для ООО.

Виды касс для эквайринга

Кассовый эквайринг можно организовать различными способами. Основные решения для бизнеса:

1. Мобильная касса с интегрированным эквайрингом. Смарт-касса объединяет возможности ККТ и терминала для приема безналичных платежей. Устройство оснащено миниатюрным процессором, фискальным накопителем, клавиатурой и принтером для печати чеков. Кассовое решение для эквайринга может использоваться автономно, потому что работает от аккумулятора.
2. Стационарная касса и самостоятельный POS-терминал. Такой вариант чаще выбирают компании с большой проходимостью. Чтобы не дублировать операции на терминале и ККТ, устройства связывают по проводному или беспроводному подключению. Решение позволяет автоматически передавать информацию на POS и фиксировать транзакцию на карте памяти для чеков.

Для приема средств через сайты предназначены облачные кассы. В качестве альтернативы можно установить стационарный аппарат, но дублировать чеки придется вручную.

Эквайринг и касса: в чем разница

Нередко эквайринг простыми словами описывают как кассу. На деле это принципиально разные, хотя и связанные понятия. Ключевые отличия:

1. Технологии. Эквайринг фокусируется на приеме платежей с банковских карт, а касса ориентирована на учет и регистрацию всех видов платежей, включая интернет-транзакции.
2. Оснащение. Для безналичной оплаты использует POS-терминалы и мобильные устройства. ККТ может быть отдельным аппаратом, работать по принципу дистанционных технологий или интегрироваться с терминалом.
3. Законодательные нормы. При суммарном годовом обороте точки свыше 5 миллионов рублей Центральный Банк России обязывает предпринимателя принимать деньги безналично. Касса требуется практически всем компаниям. Отказаться от аппарата могут только некоторые киоски, продавцы напитков на розлив и ведущие бизнес по патентной системе.

Основное, чем отличается онлайн-касса от эквайринга – это назначение. ККТ в первую очередь нужна для обеспечения требований законодательства и формирования отчетности для ИФНС.

Если есть эквайринг, нужна ли касса

ККТ является обязательным условием для бизнеса, а безналичные платежи подключаются по желанию предпринимателя. Исключение составляют случаи, когда годовой оборот торговой точки превышает установленный лимит. Детальные рекомендации по теме о том, может ли эквайринг работать без кассового аппарата, приведены в Федеральном законе №54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов». Из документа следует, что:

• запрещено использовать эквайринг без кассового аппарата, поскольку при приеме оплаты данные о транзакции не фиксируются и не передаются в налоговую инспекцию;
• документ, который печатает терминал, называется слип-квитанцией и не может заменить полноценный кассовый чек;
• список видов деятельности, освобожденных от обязательной установки кассы, приведен во 2 статье 54-ФЗ.

Проведение оплаты без использования кассового аппарата расценивается как прямое нарушение законодательства. Чтобы избежать штрафа, необходимо сформировать чек коррекции на ККТ. Важно провести операцию до того, как налоговые органы получат уведомление о нарушении.

Как работает эквайринг с кассовым аппаратом

Порядок действий зависит от типа используемой техники. Схематично процесс оплаты выглядит следующим образом:

• клиент оплачивает покупку банковской картой через терминал;
• банк-эквайер блокирует сумму операции на балансе клиента;
• на терминал поступает уведомление, что на карточном счете достаточно средств для проведения операции;
• деньги списываются с баланса клиента и после списания комиссии эквайера перечисляются на счет предпринимателя;
• касса формирует и печатает чек, сохраняет сведения на фискальном накопителе и передает информацию онлайн по ОФД;
• оператор обрабатывает запрос и адресует его в налоговую инспекцию.

Если терминал не объединен с ККТ, то придется проводить две операции отдельно. Сначала продавец выдает чек через кассу, а затем указывает сумму покупки на ПОС-устройстве с помощью клавиатуры.

Как подключить кассу к эквайрингу

Для интеграции необходимо определиться с банком-эквайером и подходящим тарифом. Затем – открыть счет банке, подписав договор на расчетно-кассовое обслуживание (часто допускается РКО в другом банке). После представитель эквайера привезет необходимое оборудование и проведет настройку терминала. Процесс интеграции с ККТ зависит от установленной техники. Объединение проводят специалисты банка, которые подключают обмен данными между аппаратами. В среднем запуск кассы с эквайрингом занимает от 3 до 5 рабочих дней.

Предпочтительнее выбрать объединенные устройства. Они уже имеют все необходимые возможности и не требуют совмещения программного обеспечения. Готовые кассы с эквайрингом гарантируют стабильную работу и исключают лишние действия. Продавцу не придется повторять операцию несколько раз, что сокращает риски ошибок при расчетах и формировании отчетной документации.