Коммерческое предложение – что это и как его составить

Важно, чтобы коммерческое предложение (КП) содержало важные подробности, было простым и написано на понятном для клиента языке. Что это такое и как его составить – разбираем в статье.

Что такое коммерческое предложение простыми словами

Это PDF или Word-документ с предложением товара или услуги, который направляется потенциальному клиенту. Его цель – заинтересовать покупателя и убедить выбрать это предложение среди других.

Если сказать проще, коммерческое предложение – это письмо, где ясно и структурировано указано:

• что именно вы продаете – товар, услугу, работу, комплексное решение;
• по какой цене – цена, возможные скидки и бонусы за объем;
• на каких условиях – сроки, гарантии, порядок оплаты, доставка и другие важные детали.

КП всегда ориентировано на определенного клиента или группу клиентов, оно содержит цифры, факты и сроки, что помогает быстро принять решение – сотрудничать с компанией или отказаться от сделки.

Для чего нужно коммерческое предложение

Коммерческое предложение выполняет несколько задач:

• Рассказывает о компании. В КП можно подчеркнуть сильные стороны – это помогает выделиться среди конкурентов.
• Объясняет условия сделки. Клиенту важно знать, какие обязательства берет на себя компания и чего ожидать. Чем прозрачнее условия, тем выше доверие.
• Ускоряет процесс принятия решения. Когда клиент видит четкую структуру и конкретные цифры, ему проще и быстрее понять, подходит ли ему это предложение.
• Помогает сравнить варианты поставщиков. КП удобно использовать для анализа, сравнивая ключевые параметры.

Дополнительно документ помогает сэкономить время обеих сторон – не нужно много переписываться и уточнять детали. Все зафиксировано в КП.

Какие коммерческие предложения бывают

Стоит отметить, что универсальной формы коммерческого предложения не существует. Его структура и содержание зависят от того, что именно продает компания, кому направлен документ и какая стоит задача.

Можно выделить несколько основных видов КП – разберем их подробнее.

Классический вариант

Краткое письмо с основными сведениями о компании, товаре или услуге, цене и контактах. Подходит для стандартных сделок, когда условия не требуют сложных расчетов.

Технико-коммерческое предложение

Применяется в строительстве, производстве, IT и других сферах, где важна техническая составляющая. В нем указывают характеристики оборудования, сметы, чертежи, варианты комплектации, расчеты. Такой формат помогает клиенту оценить не только цену, но и техническую выгоду.

Персонализированное КП

Подготавливается под конкретного клиента. Учитываются его потребности, задачи, бюджет. В тексте могут быть ссылки на прошлые переговоры, специальные условия, индивидуальные скидки.

Горячее КП

Отправляется клиенту, который уже проявил интерес: оставил заявку, позвонил, спросил расчет. В этом случае документ должен быть максимально конкретным, с акцентом на выгоду и решение проблемы клиента.

Пример: компания прислала запрос на поставку оборудования – вы готовите КП с расчетом стоимости и сроков поставки. При необходимости добавляете технические детали, названия оборудования и так далее.

Холодное КП

Это предложение, направленное клиенту без предварительного запроса. Оно похоже на холодный звонок. Цель – заинтересовать и привлечь внимание. В таком документе важно кратко показать выгоды и вызвать желание узнать больше.

Пример: фирма по клинингу отправляет холодное КП в бизнес-центры с предложением заключить договор на уборку помещений. В нем указывается несколько тарифов и перечень входящих опций.

Как составить коммерческое предложение

От грамотного КП зависит дальнейшее сотрудничество с клиентом, поэтому важно составить его с учетом особенностей этого канала коммуникации.

Простые советы помогут сделать предложение убедительным и интересным для потенциальных партнеров.

• Пишите короткими предложениями. Клиенту важно быстро понять суть. Длинные и сложные формулировки перегружают текст и утомляют. Лучше делить большие абзацы на несколько простых.

Плохо: Наша компания, обладающая многолетним опытом работы на рынке клининговых услуг и предлагающая широкий спектр решений, начиная от уборки офисных помещений и заканчивая мойкой фасадов зданий, готова предложить вам сотрудничество.

Хорошо: Мы занимаемся уборкой офисов 10 лет. В нашем списке услуг: ежедневная уборка, мойка фасадов и химчистка ковров. Готовы предложить вам сотрудничество на удобных условиях.

• Избегайте сложных терминов. Если без специальных слов не обойтись, объясняйте их. КП читают не только специалисты, но и руководители, бухгалтеры, менеджеры.

Плохо: Инсталляция ПО с последующей интеграцией API.

Хорошо: Установка программы с подключением к вашим внутренним сервисам (API).

• Используйте таблицы для цен и сроков. Таблицы делают документ более понятным и помогают клиенту быстро оценить условия. Клиент видит цифры и может сопоставить их с предложениями конкурентов.
• Не перегружайте текст. Оптимальный объем коммерческого предложения – 1-2 страницы. Этого достаточно, чтобы раскрыть важные детали и не утомить клиента. Если информации много, можно приложить отдельный файл.
• Визуально выделяйте ключевые пункты. Для удобства чтения используйте: маркированные или нумерованные списки, подзаголовки, отдельные абзацы для разных мыслей.
• При написании чисел (1 год, 3 дня и так далее) используйте цифры – не пишите числа словами, потому что это повышает когнитивную нагрузку, информация воспринимается сложно.

Шаблон коммерческого предложения

КП имеет стандартную структуру с логической последовательностью. Разберем, из чего состоит структура коммерческого предложения.

Заголовок

Он должен отражать суть, потому что заголовок видят первым. Среднее время чтения – 3 секунды. Именно столько у вас есть, чтобы заинтересовать человека, поэтому сразу переходите к сути.

• Плохо: Коммерческое предложение.
• Хорошо: Поставка мебели за 3 дня или Клининг для бизнес-центра от 1 000 рублей за помещение.

Чем конкретнее заголовок, тем выше вероятность, что клиент откроет и прочитает документ. Желательно выносить в заголовок цифры и факты.

Краткое описание компании

Лаконично напишите о своей компании, не вдаваясь в детали:

• сколько лет на рынке;
• сколько клиентов обслуживаете;
• лицензии, сертификаты, крупные проекты.

Пример: Наша компания работает на рынке IT-услуг 10 лет. Среди наших клиентов: банки, сети аптек и производственные компании (можно перечислить названия, если они известные).

Конкретное предложение

Расскажите, что именно получает клиент. Избегайте общих слов, пишите только по делу:

• название товара или услуги;
• объем или количество;
• условия оказания услуги.

Иногда этот пункт можно поменять местами с кратким описанием компании, чтобы клиент сразу увидел выгоду для себя.

Цена и варианты оплаты

Это один из самых важных разделов. Укажите стоимость, варианты оплаты и возможные скидки.

Пример: Стоимость услуги – 85 000 рублей, предоплата 50%, окончательный расчет – после выполнения работ. При полной предоплате – скидка 10%.

Сроки выполнения или поставки

Конкретика повышает доверие. Указывайте сроки, если это возможно:

• срок выполнения заказа;
• дата поставки товара;
• возможные варианты ускоренного выполнения.

Гарантии и преимущества

Опишите, какие гарантии получит клиент, расскажите о своей компании более подробно. Можно приложить сертификаты и отзывы реальных клиентов в зависимости от сферы деятельности и дизайна КП.

Контакты для связи

Укажите несколько способов, как с вами связаться. Например: email, мобильный телефон и мессенджер. Если КП состоит из нескольких листов, убедитесь, что контакты продублированы на каждом – это можно оформить в шапке документа. Так даже если последний лист с контактами потеряется, у клиента останутся ваши данные.

Что писать и не писать

В коммерческом предложении стоит писать точные характеристики товара или услуги: параметры, объем, комплектация, условия поставки. Наличие конкретных сроков выполнения работ будет плюсом. Обязательно указывайте реальные цены с указанием валюты, условий оплаты и возможных скидок.

Напишите немного о себе: четкие преимущества вашего предложения перед конкурентами. Не забудьте о контактных данных для быстрой связи.

Чего избегать в КП:

• Размытые формулировки в стиле «высокое качество» без подтверждения фактами. Это никому не интересно.
• Сложные термины без пояснений – они путают клиента и создают ощущение закрытости. Исключение может быть в технической сфере, если вы знаете, что КП прочтет профильный специалист.
• Пустые обещания. Фразы «лучшая компания в мире» или «гарантируем успех» – неправда, если это не подтверждено официальными документами. Сверхобещания делают ваше КП неубедительным.
• Лишние детали о компании. Никто не любит читать о других – лучше думайте о выгоде для клиента.
• Данные, которые могут измениться завтра, но поданы как окончательные, например, «цены фиксированы навсегда». Особенно это касается сфер деятельности, где стоимость привязана к курсу валюты.

Оформление

Важно не только содержание, но и вид предложения. Простой документ в Word не привлечет внимания, на нем не задержится взгляд, если КП будет лежать на столе руководителя. Сделайте стильную презентацию с использованием фирменного стиля, чтобы выделиться.

Структурируйте текст – используйте абзацы, списки, заголовки. Добавьте визуализацию, чтобы уменьшить нагрузку на читателя. Графики и таблицы – отличный способ наглядно показать выгоду.

Оформить коммерческое предложение можно в PDF или PowerPoint. Эти форматы открываются и с телефона, и с ноутбука, вне зависимости от операционной системы. Но важно проверить файл перед отправкой на ошибки и корректное отображение на разных устройствах.

Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Сопроводительное письмо – это короткий текст, который отправляют вместе с КП. В нем стоит обращаться к читателю по имени. Рассмотрим пример лаконичного сопроводительного письма:

Здравствуйте, Иван Иванович!

В продолжение нашего разговора высылаю вам коммерческое предложение с подробными условиями.

Буду рада ответить на вопросы.

Как отправить коммерческое предложение

Проще и быстрее всего отправить КП по email. Но если клиент обратился к вам в мессенджере, отправьте документ в той же переписке, чтобы не прерывать диалог.

В случае личного контакта распечатайте и передайте КП в руки. Дайте время на ознакомление или презентуйте документ сами.

Что делать после отправки

Сначала уточните, получил ли клиент письмо – это можно сделать в тот же день. Повторный звонок можно совершить через 2-3 рабочих дня. Если у клиента появились вопросы, ответьте на них подробно. И напомните о сроках действия предложения, если они есть.

Когда клиент не отвечает на несколько сообщений, нет смысла его тревожить. Вероятно, предложение ему неинтересно.

Частые ошибки

При изучении шаблонов коммерческих предложений на оказание услуг или поставку товаров можно выявить распространенные ошибки:

• Длинный текст без структуры. Большое полотно текста утомляет и отпугивает. Клиенту сложно найти ключевую информацию. Лучше разбивать КП на блоки с подзаголовками, использовать списки и таблицы.
• Отсутствие конкретных цифр. Фразы вроде «цены доступные» или «сроки короткие» не работают. Клиенту нужны четкие ориентиры: стоимость, скидка, срок выполнения. Без этого у получателя возникнет недоверие и ощущение, что компания что-то скрывает.
• Ошибки в контактных данных. Незначительная опечатка в телефоне или электронной почте делает КП бесполезным. Перед отправкой всегда перепроверяйте корректность данных.
• Отправка без сопроводительного письма. Даже хорошо составленное КП может потеряться или быть воспринято как спам. Короткое сопроводительное письмо говорит о том, что предложение подготовлено для конкретного человека.
• Одинаковый шаблон без учета особенностей клиента. Типовое КП выглядит обезличенным. Эффективнее адаптировать текст под конкретного адресата – учесть сферу его деятельности, масштабы бизнеса, актуальные задачи. Индивидуальный подход повышает шансы на положительный ответ.