Обычно неверные записи в трудовой книжке исправляет работодатель, который сделал ошибку. Однако бывают случаи, что требуется исправить запись с прошлого места работы сотрудника.
В сентябре прошлого года введен новый порядок хранения трудовых книжек, а правила их заполнения стали проще. В этом материале Bankiros.ru расскажет, как исправить ошибки в бумажном экземпляре трудовой книжки по новым правилам.
Кто должен исправлять неверные записи в трудовой
Такие исправления вносит работодатель, который допустил ошибку, например, сделал неточную или полностью неверную запись. Кроме того, есть ряд случаев, когда на текущем месте работы могут исправлять записи предыдущего работодателя:
- бывший работодатель предоставил документ о том, что допустил ошибку;
- предыдущая компания специалиста ликвидирована. Если она реорганизована, то исправления вносит ее правопреемник.
Вносит исправления работник, отвечающий за заполнение трудовых книжек. Если такого специалиста нет, исправления делает непосредственно руководитель или индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет работодатель, внесший записи о совместительстве. Кроме того, запись по совместительству могут сделать и на основной работе, тогда ошибки в ней исправляются там же.
Как исправляются ошибки в трудовой книжке
Заполнение трудовой книжки регулируют статьи 77-81 и 83-84,1 Трудового кодекса РФ. В этих статья сказано, какие формулировки могут использоваться при увольнении сотрудника, и помогают внести корректные данные при исправлении.
Отметим, что в трудовой книжке не исправляются ошибки, которые не влияют на действительность записей и подтверждение стажа.
Например, запись с названием предприятия и о приеме работы занесли в одну строку. Это формальная ошибка, которая никак не влияет на достоверность информации.
Не нужно исправлять также записи, когда месяц прописали прописью, а не указали арабскими цифрами. А вот орфографические ошибки исправляются в том случае, когда могут повлиять на решение Пенсионного фонда о зачете трудового периода в общий стаж. Так, требуется исправить ошибку в названии компании, фамилии, имени и отчестве работника, дате его рождения.
Однако по большей части это относится к записям до 2020 года. С первого января 2020 года работодатели сдают на сотрудников СЗД-ТД – сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. Благодаря этому у государства есть электронные сведения обо всех работниках. Теперь работодателям важно следить, чтобы корректные данные были указаны в такой форме и исправлять записи в ней.
Нужно ли исправлять ошибки, если сотрудник увольняется
Исправлять неверные записи нужно даже в том случае, когда сотрудник увольняется или уже уволился. Если не исправить ошибки, у работника могут быть проблемы с назначением пенсии и подтверждением стажа. В этом случае он может подать иск в суд на своего бывшего работодателя.
Если работник окажется прав, то предприятие не только потеряет время, но и деньги, потому что работодателю скорее всего придется оплатить сотруднику и компенсацию морального вреда. Но опять же в первую очередь здесь идет речь о записях до 2020 года. Теперь работодателю важно следить за точностью заполнения форм СЗВ-ТД.
Как исправить ошибки в трудовой книжке
Если ошибки были при заполнении титульного листа, то он уничтожался по акту, а работнику заводили новую трудовую книжку.
С 2021 года бумажные трудовые книжки больше не заводят. Если ошибки допущены в форме СЗВ-ТД, то работодатель просто подает корректные данные.
Исправления на титульном листе. На титульном листе можно исправлять информацию и вносить новые сведения. Например, если сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию, то кадровик должен одной линией зачеркнуть ее фамилию и написать новую. При этом зачеркнутая фамилия должна быть читаемой.
Рядом указывается новая фамилия сотрудницы. На внутренней стороне корочки перечисляются документы, которые дали основание для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке или разводе и другое. Запись заверяется подписью и печатью ответственного лица.
Исправления информации об образовании. В специальной строке делается запись об уровне образования сотрудника – «среднее общее», «высшее» и другое. Если у человека было только среднее профессиональное образование, а затем он получил высшее, то сведения об этом вносятся в трудовую книжку. Старые записи не зачеркиваются – новые вносятся через запятую.
Исправления данных о работнике. Иногда бывает так, что ошибки допущены в фамилии, имени и отчестве работника. Получается, что трудовая книжка как бы и не принадлежит сотруднику. Это в дальнейшем может повлечь проблемы с учетом стажа в Пенсионном фонде. Что делать в такой ситуации, трудовое законодательство не объясняет. Однако есть несколько возможных вариантов решения проблемы:
- сотрудник может обратиться к работодателю, который допустил ошибку. Он внесет необходимые исправления;
- исправить ошибку самостоятельно, предварительно получив документ от бывшего работодателя о том, что он допустил ошибку;
- просто завести новую трудовую книжку, но в этом случае могут возникнуть проблемы с учетом трудового стажа в ПФР.
Исправления сведений о работе. В таких записях зачеркивания не допускаются. После последней записи нужно указать следующий порядковый номер и текущую дату записи. В третьей графе указать, что запись с определенным номером недействительна. В четвертой графе указываются дата и номер приказа, запись из которого указали неправильно.
Важно, чтобы все исправления соответствовали документам, на основании которых они вносятся. Только в исключительных случаях могут быть указаны показания свидетелей, судебное решение в тех случаях, когда из-за чрезвычайных ситуаций трудовые книжки были массово утеряны.
Аналогично исправляются записи о переводе сотрудника на другое место работы или увольнение, которые суд признал незаконными.
Если сотрудника восстанавливают на прежнем месте работы, то необходимо указать, что запись с определенным номером недействительна, потому что сотрудника восстановили на предыдущем месте работы. В четвертой графе указывается ссылка на приказ или решение, по которому сотрудника восстановили на предыдущем месте работы или изменили формулировку для его увольнения.
Если в трудовой есть недействительная запись об увольнении, сотрудник может потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.
Если пометки о недействительной записи вносят в период работы сотрудника, то заверять ее не нужно. Подпись и печать ставятся только после записи об увольнении сотрудника.
Исправление даты. В трудовой книжке даты вносятся только арабскими цифрами: дата и месяц – двузначными, а год – четырехзначными. Правильно будет, например, 18.02.2022, а не 18 февраля 2022 года.
Если месяц указан прописью, но дата правильная, никаких исправлений не нужно. Если дата неверная, то такую запись признают недействительной, а затем вносят корректные сведения.
Исправление реквизитов. В трудовой книжке не следует писать сокращения документов, например, «пр.» вместо «приказ». Это может исказить смысл и понятность записи. При подобных ошибках такие записи отмечаются в качестве недействительных, а внизу указываются корректные сведения.
Неточности в данных о награждении. Наиболее частые ошибки в информации о награждении – это внесение таких сведений в раздел записей о работе. Подобные записи признаются недействительными и переносятся в раздел со сведениями о работе или вкладыш к книжке.
Ошибки в названии организации. Правила исправления таких записей не определены, поскольку такие записи не нумеруются. В большинстве случаев в трудовой книжке указывается информации об ошибке в названии и ниже указывается верное наименование компании.
Ошибки во вкладыше. Его заводят для трудовой книжки, в которой уже нет места для записей. В этом случае в ней делается отметка о том, что к ней выдан вкладыш, а на титульном листе указывается его серия и номер. Такой документ ведется по всем правилам заполнения трудовой книжки.
Частые ошибки во вкладыше – это начало нумерации записей заново. Однако такие записи делаются сквозными в соответствии с записями в трудовой.
При возникновении таких ошибок следует указать, что в нумерации произошли ошибки и присвоить записи необходимый номер.
Сразу несколько ошибок в трудовой книжке. При множестве ошибок в трудовой книжке исправляется каждая из них. Если неверные записи идут подряд, допустимо исправить их одной записью.
Как вносятся пропущенные записи в трудовую книжку
Если не указано название компании и информация о приеме на работу, то сначала признаются недействительными другие записи с этой компанией, а затем прописывается информация с названием организации, о приеме на работу и дальнейшие записи.
Если не указана информация о службе в армии, то такую информацию допустимо указать в другом месте – она не должна идти строго перед записью о приеме на работу.
Если не указана информация о переводе или присвоении разряда, то ее можно указать в любой момент. Ее вносят следующим порядковым номером после последней записи в сведениях о работе.
В новой записи указывается фактическая дата перевода сотрудника.
Если произошло переименование предприятия, то сведения вносятся отдельной строкой после последней записи в раздел «Сведения о работе». Порядковый номер и дату в таких случаях не ставят.
Внести такую запись может и новый работодатель, если получит подтверждение об этом от прежнего работодателя сотрудника.
Как исправляются ошибки прежнего работодателя
Если в трудовой книжке нет записи об увольнении, то сотрудник может обратиться к прежнему работодателю для ее внесения.
Если у работника нет подтверждения того, что его действительно уволили, вносить данные с его слов нельзя. Стоит завести новую трудовую книжку.
Сотрудника можно трудоустроить по совместительству, поскольку иметь два основных места работы нельзя. Трудовая инспекция может оштрафовать такого работодателя.
Обычно записи о приеме на работу по совместительству вносит первый работодатель, поэтому второму работодателю не нужно делать каких-либо дополнительных записей в трудовой книжке.
Что важно запомнить о записях в трудовой книжке
- По общим правилам исправляет записи тот работодатель, который допустил ошибку.
- Если компания ликвидирована, исправления вносит новый работодатель.
- Не стоит исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записи. Например, месяц прописью, вместо арабской цифры.
- Если есть неточности на титульном листе, такие записи зачеркиваются, а рядом ставятся правильные.
- При получении нового уровня образования информация о нем указывается через запятую.
- Если есть ошибки о месте работы и профессиональных наградах, такие записи помечаются как недействительные, а рядом вносятся достоверные сведения.
- Если в трудовой книжке заполнены все страницы раздела, в ней прикрепляется вкладыш. Он ведется по всем правилам заполнения трудовой.
- При несоблюдении правил исправления ошибок в трудовой книжке работодатель может получить штраф, а за фиктивные записи ему может грозить уголовная ответственность.
Напомним, ранее Bankiros.ru рассказывал о том, где открыть вклад в феврале 2022 года.
Чтобы быть в курсе последних новостей, подписывайтесь на телеграм-канал Bankiros.ru.
Отзыв о сайте