Экономный расчет: как пользоваться корпоративной банковской картой, чтобы получать выгоду?

Корпоративная карта является своего рода современной заменой чековым книжкам и объявлениям на взнос наличными. Чем хорош этот платежный инструмент, как им пользоваться, и можно ли с помощью него сэкономить. Об этом Bankiros.ru рассказала директор департамента цифрового бизнеса ПАО АКБ «Металлинвестбанк», руководитель проекта «Цифровой банк для предпринимателей METIB» Елена Баранова.

Основной причиной, почему бизнес выбирает в качестве способа оплаты деловых поездок и других корпоративных расходов банковскую карту с привязкой к расчетному счету компании –прозрачность операций, пояснила эксперт.

Ее можно передать сотруднику для оплаты командировочных расходов, настроив по ней лимит (это может сделать банк или владелец счета, обратившись в финансово-кредитное учреждение или зайдя в личный кабинет), а также отслеживание операций при помощи sms или e-mail-уведомлений (в качестве допуслуги).

«Другая причина – удобство и простота использования. Работает такая карта как обычная пластиковая, которая есть у каждого из нас. Внести или снять наличные можно через банкомат в любое удобное время», – отметила Баранова.

Однако важный нюанс: оплачивать по корпоративной карте можно только нужды компании. Этим платежным инструментом можно воспользоваться, например, когда какие-то хозяйственные или представительские расходы неудобно оплатить по безналичному расчету. Скажем, нужно приобрести для партнеров компании билеты в театр.

«Чтобы не усложнять такую задачу выдачей подотчетному лицу наличных из кассы, будет проще перевести деньги с расчетного на карточный счет. Воспользоваться ими можно будет практически сразу же. И на один такой счет компания может привязать несколько карт», – рассказала собеседница Bankiros.ru.

Также она отметила, что по всем операциям, проводимым с помощью корпоративной карты, важно сохранять чеки и квитанции (в том числе, из банкоматов и POS-терминалов). Они будут нужны при сдаче авансового отчета бухгалтеру компании. За снятие наличных нужно будет отчитываться. Каждая компания вправе установить свой порядок отчета по карте.

Какие ограничения есть при использовании корпоративных карт?

Законно потратить деньги с корпоративной карты можно в следующих случаях:

• Для оплаты товаров и услуг, связанных с основной деятельностью организации.
• Для выплат командировочных и представительских расходов сотрудников компании – проживание, такси, бензин, билеты, питание. По словам Барановой, картой удобно пользоваться в зарубежных поездках, оплачивать затраты в рамках командировки, снимать наличные в валюте той страны, где на тот момент находится держатель. При этом средства на счете доступны в любое время дня и ночи.
• Для оплаты хозяйственных расходов фирмы: курьерских или других профессиональных услуг, закупки, в том числе через интернет, канцтоваров, офисной техники и программного обеспечения для компании, обучающих материалов для сотрудников.
• При помощи банкомата наличные можно положить на карту и, наоборот, снять их с карты. При этом следует помнить о дополнительном контроле со стороны банков за снятием наличных – может быть удержана повышенная комиссия, предупредила эксперт.

Не допускается использовать корпоративную карту:

• В личных целях.
• Для погашения долга по обслуживанию расчетного счета в банке.
• Для выплат заработной платы и дивидендов.

Баранова также напомнила, что при открытии счета банк обязан уведомить ФНС, которая при проверке может запросить документы для подтверждения расходов по карте. Если у надзорного органа появятся вопросы, он может доначислить налоги, пени и даже штрафы. Кроме того, не стоит злоупотреблять снятием наличных. Руководствуясь Методическими материалами, утвержденными ЦБ, ваш банк может запросить документы к проведенным операциям по карте и даже наложить ограничение на счет.

«Если соблюдать эти несложные правила, корпоративная банковская карта может стать для бизнеса удобным платежным инструментом, а в зависимости от типа и условий партнеров даже позволит оплачивать услуги и приобретать товары для компании со скидкой», – рассказала собеседница Bankiros.ru.

Она привела пример: до 31 августа действует акция – расплачиваясь Visa, можно получить 10 % скидку на Ozon.

Ранее Bankiros.ru сообщал, как узнать, сколько на счету пенсионных накоплений.