Документооборот

Электронный документооборот облегчает согласование, подписывает бумаги с помощью цифровой подписи и хранит файлы в защищенном формате. На Bankiros вы найдете сервисы ЭДО, которые помогут привести документы в порядок.

Как подключить систему электронного документооборота

На странице можно подобрать подходящий сервис. Вы экономите время и получаете готовое решение не выходя из дома.

Подключение состоит из 6 шагов:

1. Определите цели и задачи. Уточните, какие документы планируется перевести в цифровой формат, это могут быть счета, акты, накладные, договоры. Возможно, вам требуется интеграция с 1С или другой учетной системой.
2. Выберите сервис. Существуют разные решения: для обмена документами с контрагентами, с физическими лицами и самозанятыми или просто электронная подпись для подписания цифровых бумаг.
3. Оставьте заявку. Перейдите на сайт партнера по кнопке Подробнее и оставьте контакты для связи. В рабочие часы вам позвонит менеджер и расскажет подробнее о возможностях и стоимости конкретного решения.
4. Оформите договор. После подписания соглашения оплатите стоимость услуги в полном объеме. Цена зависит от выбранного тарифа. Обычно предусмотрена ежемесячная подписка.
5. Настройте интеграцию. Важно правильно связать систему электронного документооборота с вашими внутренними базами, чтобы все заявки и счета автоматически выгружались.
6. Обучите сотрудников. Покажите, как подписывать документы, вести переписку, корректировать реквизиты. Этот этап часто занимает несколько дней, зависит от количества работников.

Подключение занимает от пары часов до нескольких недель. Сроки зависят от масштаба бизнеса. Если у вас много филиалов и сложная инфраструктура, подключение занимает больше времени. Обычно сервис тестируется на небольшой группе документов, затем переводят весь поток. Это позволяет минимизировать негативные последствия в случае ошибок или неполадок.

Для чего нужен электронный документооборот

Перевод бумажной документации в цифровую избавляет от рутинной печати, подписания и отправки документов курьерской службой или по почте. Грамотно выстроенный электронный документооборот в организации снижает риск утери важных бумаг и ускоряет их согласование.

Рассмотрим основные причины, почему бизнесу выгодно переходить на ЭДО:

• Сокращение затрат. Уменьшаются расходы на бумагу, принтеры, курьерскую доставку.
• Прозрачность. Легче отследить, кто и когда подписал файл, где документ находится в цепочке согласований.
• Ускорение работы. Контрагент получает акт мгновенно, даже если вы находитесь в разных городах или странах.
• Юридическая значимость. Документ, подписанный ЭЦП, равносилен бумажному согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
• Защищенность. Шифрование и электронные подписи препятствуют подделке и несанкционированному доступу.

Электронный документооборот – это инструмент, помогающий бизнесу ускорить внутренний и внешний обмен документами. Это безопасно, удобно и надежно.

Как работает система ЭДО

Система автоматизации бизнес-процессов включает несколько последовательных этапов.

1. Подготовка документа. Пользователь создает документ (счет, акт, договор) в удобной программе, например 1С или Word и переносит его в программу ЭДО.
2. Подписание вами. На документ накладывается электронная подпись автора ЭЦП. Сертификат подписи выдается центром, например, Контур.Знак. Еще электронную подпись можно получить в ФНС, предварительно купив токен. Подпись выдается бесплатно, стоимость токена начинается от 1 200 рублей. Приобрести можно на удобном маркетплейсе.
3. Отправка контрагенту. Получатель видит электронный файл у себя в личном кабинете того же или совместимого сервиса.
4. Подписание контрагентом. Он использует свою электронную подпись, чтобы подписать договор, акт, накладную или счет. Документ меняет статус на «подписан обеими сторонами».
5. Хранение. Система сохраняет все версии и подписи в безопасном хранилище. При необходимости можно найти нужный файл за несколько секунд по названию, компании или дате.

Если у партнера другой оператор, например, вы работаете в Диадок электронный документооборот, а он – в Контур.ЭДО, обмениваться документами можно при включенном роуминге. Но за обмен может взиматься дополнительная плата.

Преимущества

Переход на электронный документооборот имеет множество плюсов для бизнеса:

• Экономия времени. Не нужно ждать, когда курьер привезет бумажный экземпляр. Подпись происходит в несколько кликов, вне зависимости от вашего местонахождения.
• Отсутствие бумажных архивов. Хранение электронных файлов занимает меньше места, доступ к ним возможен с любого устройства, на котором установлена программа.
• Безопасность. Подделать электронную подпись сложнее, чем нарисовать ручную, а система ведет логи действий.
• Прозрачность аудита. При проверках легко предоставить необходимые документы – все они собраны в едином хранилище.
• Сокращение ошибок. Автозаполнение реквизитов снижает опечатки, дубли, несоответствия дат.

Таким образом, преимущества электронного документооборота выражаются в повышении скорости и снижении затрат. Компании, перешедшие на ЭДО, получают конкурентное преимущество в виде улучшенной оперативности.

Какие есть виды электронного документооборота

Выделяют несколько видов ЭДО.

Внутренний предполагает обмен документами внутри компании (приказы, служебные записки, отчеты). Крупные организации обычно используют корпоративные системы документооборота.

Внешний ЭДО включает ведение переписки с контрагентами и подписание договоров, актов, счетов-фактур, товарных накладных. Для этих задач идеально подходит оператор ЭДО Диадок. Это простой и удобный сервис с понятным интерфейсом и достаточным функционалом.

В Гос-ЭДО входят: сдача отчетности в контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, электронные подписи для документооборота с государственными структурами, участие в электронных торгах.

Еще есть гибридный формат, когда часть документов ведется внутри (приказы, заявки), а часть идет на внешних партнеров (первичные документы, отчеты). При масштабировании бизнеса модель может меняться.

Важно понимать, какой формат нужен для вашего бизнеса. Небольшому предприятию достаточно внешнего ЭДО, а крупным компаниям подойдет полный цикл.

Как выбрать сервис ЭДО

Придерживайтесь нескольких принципов при выборе программного обеспечения:

• Список форматов. Оператор должен работать с документами, которые вы используете в работе: акты, УПД, отчеты.
• Синхронизация с вашим ПО. Если у вас уже есть 1С, CRM, ERP, посмотрите, насколько удобно интегрировать ЭДО с этими системами.
• Обмен файлами с другими сервисами. Проверьте, сможете ли вы обмениваться документами с контрагентами, у которых другой оператор, и сколько это стоит.
• Безопасность. Важно, чтобы у сервиса была лицензия ФНС, еще он должен шифровать данные и позволять подписывать КЭП (квалифицированной электронной подписью).
• Прозрачные тарифы. Сравните стоимость решений и что в них входит. Иногда тарифы включают плату за каждый документ или за месячный пакет. Еще может быть тарифный план с абонентской платой и безлимитом.

Хороший сервис должен упрощать жизнь, а не добавлять сложностей. Желательно получить демодоступ, чтобы протестировать, как работает ПО с реальными документами. Это убережет от неправильного выбора и лишних расходов.