Автоматизация бизнеса

Автоматизация бизнеса минимизирует ошибки из-за человеческого фактора, экономит время и помогает владельцам компаний сосредоточиться на развитии своего дела, а не на бумажной работе. На Bankiros представлены функциональные решения, подходящие для разных ниш.

Как подключить сервисы для автоматизации бизнеса

Перед подключением решения важно определить, для каких операций нужен сервис. Оптимизация может касаться бухгалтерии, организации отдела продаж, документооборота, HR, складского учета и других областей. Когда вы будете понимать, для чего нужен инструмент, вам будет проще выбрать подходящий вариант.

Инструкцию по подключению состоит из 5 этапов:

1. Изучите предложения. Сравните программы для автоматизации бизнеса, представленные в каталоге. Некоторые продукты включают комплексные решения – от бухгалтерского учета до аналитики. Другие тарифы подходят для складской системы, отеля или работы с тендерами.
2. Оставьте заявку и попробуйте демоверсию. Контур предоставляет бесплатный период для ознакомления с возможностями инструмента. Обычно на тест дается до 7 дней, часть функций может быть недоступна.
3. Уточните возможности интеграции. Проверьте, как система встраивается в существующую ИТ-инфраструктуру. Если вы работаете с CRM или 1С, посмотрите, как выглядят готовые модули.
4. Заключите договор. После выбора тарифа изучите опции, входящие в пакет, ознакомьтесь с документацией и правилами работы. Обсудите с менеджером условия более детально и подпишите договор на обслуживание. Внесите оплату для начала работы.
5. Настройте инструмент под свои задачи. Обычно предоставляются инструкции и помощь специалистов сервиса.

Подключение занимает от 1 дня, все зависит от того, насколько быстро вы готовы заключить соглашение и внести оплату. Настройка может потребовать больше времени и привлечения профильных специалистов.

Что дает автоматизация бизнес-процессов

Инструмент позволяет перевести ручные операций в цифровой формат. Вы освобождаете сотрудников от рутины и повышаете контроль над ключевыми метриками. Рассмотрим, как это работает на примерах.

Управление заказами

Вместо того чтобы вручную фиксировать заявки в Excel, менеджер использует современную систему автоматизации бизнес-процессов CRM + склад. Когда клиент оформляет заказ, система автоматически резервирует товар и формирует счет. Далее статус заказа меняется при каждом этапе. Все это происходит без вмешательства менеджера, если не возникают спорные моменты.

Электронный документооборот

При регулярном подписании договоров с поставщиками бумажная обработка отнимает массу времени. С внедрением ЭДО время обработки существенно сокращается. Контрагент получает файл и подписывает его электронной подписью в онлайн-режиме. Помимо временных ресурсов, это помогает экономить деньги – не нужно тратить средства на печать документов и их пересылку курьером или по почте.

Автоматизация управления бизнес процессами

Когда руководителю нужно узнать показатели выручки, дебиторскую задолженность, остатки на складе, он не запрашивает данные у разных сотрудников, отвлекая их от своих обязанностей. Достаточно посмотреть дашборды, где данные собраны в одном месте. Это уменьшает временные затраты и позволяет собственнику бизнеса быть в курсе дел.

Виды программ для автоматизации бизнеса

Программное обеспечение имеет разный функционал в зависимости от выбранного тарифа. Рассмотрим основные возможности:

• Бухгалтерия и отчетность. Включает ведение бухучета, формирование деклараций, отправку отчетности в контролирующие органы (доступно в Контур.Декларант). Еще сервисы поддерживают расчеты зарплат и автоматически сверяются с налоговой.
• CRM-системы. Хранят информацию о клиентах, сделках, стадиях взаимодействия, упрощают контроль лидов. Часто используются для автоматизация отдела продаж.
• ERP (управление ресурсами). Помогает вести склад, производство, логистику, финансы. Подходит для средних и крупных организаций, где важно единое пространство данных.
• Сервисы документооборота и EDI. Переводят договоры, акты, накладные и другую документацию в электронную форму.
• Специализированные решения. Например, для отелей, маркетплейсов, тендеров. Имеют специфический набор опций, который требуется для работы в определенной нише.

Для автоматизации малого бизнеса хорошо подходят CRM, сервисы онлайн-касс, упрощенные бухгалтерские программы для ведения отчетности. Для крупных корпораций требуется расширенный функционал.

Критерии выбора сервиса

Подобрать готовое решение для развития собственного дела – сложная задача, но с ней можно справиться. Достаточно придерживаться следующих принципов:

• Соответствие вашим задачам. Составьте список приоритетов: ведение отчетности, прием платежей, складской учет. Выбирайте то, что закроет 80% потребностей без перегруженного функционала.
• Интеграции. Проверьте, поддерживает ли система API, взаимодействие с 1С, CRM, почтой или другими внешними модулями. Чем больше готовых интеграций, тем удобнее.
• Надежность и поддержка. Желательно, чтобы сервис был зрелым, а не стадии развития. Техподдержка должна оперативно отвечать на вопросы. Наличие базы знаний с подробными инструкциями и полезными материалами упростит пользование сервисом.
• Безопасность. Убедитесь, что данные передаются в зашифрованном виде и хранятся на защищенных серверах с соблюдением российского законодательства.
• Соотношение цены и качества. Определите ежемесячный бюджет, который вы готовы инвестировать. От этого будет зависеть подходящий тариф.

Важно найти баланс: не переплачивать за ненужные опции, но и не жертвовать критическими функциями. В каталоге представлены решения с разным набором услуг, подходящие для бизнеса любого масштаба.

Какому бизнесу нужны программы для автоматизации

Инструмент находит применение в любых сферах деятельности. Интернет-магазины пользуются решением по автоматизации для учета остатков, синхронизации с маркетплейсами, работы с заказами. В розничной торговле применяются кассовые программы, которые моментально учитывают продажи, формируют аналитику о топ-товарах, сезонах и точках роста.

Сервис Контур.Отель идеально подойдет для гостиничного бизнеса. Он помогает отслеживать бронирования номеров и ресторана, складских остатков и продуктов. Клиенты могут воспользоваться удобным модулем бронирования, который устанавливается на сайт и синхронизируется с ПО.

Для промышленного производства инструмент тоже будет полезен. С его помощью можно осуществлять планирование загрузки станков, снабжение материалами, контроль складов и готовой продукции.

Автоматизация управления бизнес-процессами может быть внедрена как в небольшой фирме из 5 человек, так и в крупном производственном холдинге.